ビジネスフォンの「自動転送」が便利!

「自動転送」が便利!種類と使い方を解説!

外出しているとき、会議や打ち合わせで席を離れているとき、ビジネスフォンに電話がかかってきたら当然電話には出られませんよね。

規模が大きな会社なら、別の社員が代わりに対応してくれますが、SOHOなど小規模オフィスでは、オフィスを空けることも多く、電話にでられないことでビジネスチャンスを逃してしまうことも。

ビジネスフォンの「自動転送」が便利!

そこで今回ご紹介するのが、ビジネスフォンの「自動転送」。
不在転送とも呼ばれますが、自分のデスクにいないときにかかってくる外線着信を自動的に転送してくれる便利な機能です。

ということで今回は、ビジネスフォンの自動転送を詳しく解説いたします。

▶︎目次

1.ビジネスフォンの「自動転送」の種類と利用法

ビジネスフォンの「転送」は基本機能の一つ。
一般的に、同じ建物やフロア内で内線番号を使って転送する「内線転送」がビジネスホンの転送のイメージでしょう。

しかし、現代はインターネットや、携帯電話やスマホといった通信デバイスの利用は当たり前の時代。
そこで、ビジネスホンも時代の流れに沿って、内部転送だけでなく、外部の携帯電話に転送できる「外線転送」が多くの機種に搭載されるように。

その外線転送の際に「自動転送」が効果を発揮するのです。
自動転送とは、かかってきた電話をオフィスのビジネスホンに呼び出しすることなく、自動的にその電話を転送する機能です。

自動転送の種類と利用法

単に自動転送といっても、お使いのビジネスフォンのメーカー・機種によりますが、

  • 外線自動転送
  • ツインショット(コール)転送
  • 順次転送

以上のような自動転送の種類があり、利用に合わせて設定できます。機能の説明と利用の仕方を簡単に見ていきましょう。

ビジネスフォンの「自動転送」の種類と利用法

外線自動転送

あらかじめ登録してある担当者宛に外線着信があったとき、その担当者が不在の場合、登録した携帯電話番号へ即座に転送する機能。

自動転送の登録は一般的に以下の手順で行います。

  1. オフィスの内線電話機の受話器を上げる
  2. 外線自動転送の設定特番(例:# 機種によって異なる)をダイヤル
  3. 転送したい携帯電話番号をダイヤル
  4. 受話器を下ろせば設定は完了

登録できる転送先は機種によって異なりますが、SAXAでは最大8ヶ所、転送セットは4組まで登録できます。

ここで登録しておけば自動転送のセット/解除はワンタッチで行えるので、担当者は外出するときにセットして、帰社したときに解除を行います。

ツインショット(コール)転送および順次転送

上記の外線自動転送は、1つの転送に対して転送先を2ヶ所まで登録できます。
例えば、1人の担当者の自宅と携帯電話、または2人の担当者の携帯電話などが登録できるので、より確実な転送ができます。

そこで、「ツインショット転送」とは、登録してある1人の担当者の自宅と携帯電話もしくは、2人の担当者の携帯電話を同時に呼び出す機能。

次に、1人の担当者の自宅が不在のときは携帯電話に、2人の携帯電話を登録しているときは、1人目の担当者の携帯電話が話し中や不応答なら、続けて2人目の携帯電話を呼び出すといった機能が、「順次転送」機能になります。

また、オフィスの内線電話に着信したのと同時に、登録した携帯電話にも着信する「ツインコール機能」もあります。

2.まとめ

現代は携帯電話、スマートフォン、タブレットなど通信デバイスを誰もが1台は所有している時代。
その時代の流れに沿って、ビジネスフォンにも外部の通信デバイスに転送できる自動転送機能は現代社会の必須の機能になっています。

利用するためには、事前に転送する電話番号の登録する手間はかかりますが、登録は簡単。
登録して外出するときに自動転送をセットすれば、電話に出られないという事態を回避できるので、結果として業務効率の向上に繋がるのではないでしょうか。

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