ビジネスフォンの大きな特徴は「内線電話」ができること。
通常、内線電話は同じ建物内にいる社員同士で通話するためのものですが、「転送」ができるのもビジネスフォンの特徴の一つ。
「内線転送」と呼ばれ、ビジネスフォンの機能の中で最も利用する機能ではないでしょうか？
簡単には、かかってきた外線着信を対象の社員へ内線番号を使って通話を転送する、ビジネスフォンの基本的な機能です。
そこで今回は、ビジネスフォンの「内線転送」を詳しく解説いたします。
▶︎目次
１．ビジネスフォンの「内線転送」とは？
「内線転送」の説明を前に、内線転送ができる仕組みを紹介しておきましょう。
ビジネスホンで内線が使える仕組み
まず、一般的にビジネスホンと呼んでいるものは、内線電話機と「主装置・PBX」と呼ばれる小型の電話交換機がセットになっています。
この「主装置・PBX」にはユニットと呼ばれる基盤が組み込まれ、外線電話や内線電話の制御や電話帳などの記憶しておく役割を果たしています。
内線電話機のことをビジネスホンと勘違いしている方は多いですが、主装置・PBXがなければ通話はできません。
基本的に、使用する内線電話機はすべて主装置・PBXとケーブルで接続します。
また、接続されたすべての内線電話機には「内線番号」が割り振られます。
割り振り方は導入するビジネスホンの主装置・PBXで異なるものの、「01、02・・・」、「201、202・・・」、「2001、2002・・・」が一般的。
この内線番号をダイヤルすることで、同じ建物内の社員同士で内線通話や「内線転送」ができるのです。
内線転送とは？
内線転送とは、単純に内線を通じて外線を転送する機能を指します。
この内線転送をするとき、合わせて利用するのが「保留」。
保留は、ビジネスフォンの右下にピンクやオレンジの「保留ボタン」を押すことで通話が保留状態になり、相手には設定してあるメロディが流されます。
簡単には、かかってきた外線着信を一旦保留状態にして、そこから内線番号をダイヤルして対象の社員を呼びだして転送するといった操作を行います。
２．内線転送の基本的な使い方
内線転送使い方といっても、それほど難しい操作が必要になるわけではありません。
まず、ビジネスフォンには契約している回線数によって、内線電話機の「ファンクションキー」の一部に外線ボタンが割り振られます。
例えば、3回線契約していれば「外線01」～「外線03」というボタンが設定されます。
そこで、内線転送の簡単な例えとして、「内線207」の社員宛の外線着信を「外線01」で受けて転送する流れを見ていきましょう。
基本的なこととして、通話中に「保留ボタン」を押すことで通話が一旦保留状態になり、外線01のランプが点滅します。
保留状態中は、相手にはメロディが流れ、保留した側は内線呼び出し待機状態になります。
別フロア、別室の「内線207」の社員に内線転送する方法
➀「外線01」で「内線207」の社員宛の外線着信を受ける
➁「保留ボタン」を押して一旦保留状態に
➂「2・0・7」をダイヤルして「内線207」の社員の内線電話機を呼び出す
➃「内線207」の社員が電話にでたら、「外線01」に電話が入っていることを伝えて受話器を置く
➄「内線207」の社員は「外線01」を押せば通話ができます。
また、内線207の社員が近くにするときは、保留ボタンを押して保留状態にして、外線着信が入っている旨を伝え、内線207の社員が「外線01」を押せば転送できます。
また、保留ボタンを利用せず「転送ボタン」を押して転送する方法もあります。
転送ボタンの有無は機種によって分かれますが、強制的に対象社員に転送したいときは「転送ボタン」を利用します。
以上、基本的な内線転送の使い方を説明しましたが、「着信～保留～内線番号ダイヤル」という流れさえ理解していれば、誰でも簡単に内線転送はできます。
３．まとめ
ビジネスフォンの大きな特徴は、内線が使えること。
その内線も、ただ通話するだけでなく「内線転送」もでき、ビジネスフォンの様々な機能の中で最も使う機能といっても過言ではありません。
内線転送は一般的に保留ボタンとセットで利用し、「着信～保留～内線番号ダイヤル」という流れ電話の転送を行います。
また、「転送ボタン」を利用すれば強制的に対象社員に転送できるので、上手に使い分けると取り次ぎミスが防げるのではないでしょうか。