電話番号に送られてくる間違いFAXは内線転送が可能!

間違いFAXの内線転送が可能!

ビジネスフォンで外線着信があったとき、たまに「ピーヒャラ」という音だけすることはありませんか?
知らない方は電話機が故障したのかな?となりそうですが、これは間違ってFAXが電話番号に送られてきたときに発生する現象です。

ビジネスフォンのFAX機能

その際、FAXの誤送信と分かっていれば、そのまま電話を切ってしまいますよね。
しかし、FAX機器をビジネスフォンの主装置に接続していれば、間違いFAXをFAX機器に転送が可能なのです。

そこで今回は、ビジネスフォンにFAXを接続する方法や、間違いFAXが転送できる仕組みや方法をご紹介いたします。
意外に知られていない機能なので、これから間違いFAXを受信したときに活用できるのではないでしょうか。

▶︎目次

1.ビジネスフォンにFAXを接続する仕組み

まず、ビジネスホンと呼ばれるものは「内線電話機+主装置(PBX)」のセットが基本。
というのはご存知の方は多いのではないでしょうか。

ビジネスフォンの仕組みとFAXを接続する方法

主装置(PBX)は、小型の電話交換機。電話回線は主装置に収容されます。
そして、すべての内線電話機は主装置に接続され、内線番号が割り振られます。これにより外線・内線通話が可能に。

主装置(PBX)の筐体内部には「ユニット」と呼ばれる基盤が組み込まれ、その組み込まれているユニットによって使える機能が異なります。

組み込まれる主なユニットは以下の通り。

  • 電源ユニット
  • コントロールユニット
  • 交換ユニット
  • 外線ユニット(アナログ回線/ISDN(INSネット64)/ひかり電話)
  • 内線ユニット
  • 単独電話機ユニット
  • 拡張ユニット

そこで、FAXはどのように接続するのか?

ビジネスフォンにFAXを接続する仕組み

内線電話機ではないFAXを接続する際は「単独電話機ユニット」に接続しなければなれません。
単独電話機ユニットは独立した機器を接続するユニットになり、FAXを接続するにはユニットがないと接続できないので、導入時に確認が必要です。

実際の接続方法は、例えとして現在加入が増加している「ひかり電話」で説明してみましょう。
ひかり電話はNTTのONU(回線終端装置)までの工事はNTTが行い、そこから最初に主装置(PBX)のひかり電話ユニットに接続。

そして、単独電話機ユニット経由でFAX機器に接続され、同時にFAX機器の内線番号も割り振られます。

FAXは通常、同じ電話回線を使うことから電話通話中はFAXの使用はできません。
しかし、ビジネスホンではFAXと電話回線は別にできるので、通話中でもFAXの送受信ができるのです。

2.電話番号に送られてくる間違いFAXは内線転送が可能!

ビジネスフォンにFAXを接続する仕組みを理解していただいたところで、オフィスで外線電話を受けたとき「ピーヒャラ」とだけ音がする着信がありますよね。

これは、冒頭でも軽く触れましたが、FAXを送ろうとしている相手が間違って、こちらの代表電話番号などにFAX送信しているときに発生する現象。

このような「ピーヒャラ音」が聞こえた段階で即座に電話を切る方がほとんどかと思いますが、相手が気付かなければ何度も送られてきてしまう可能性があります。

そこで、FAXをビジネスフォンに接続しているときは、誤着信したFAXをFAX機器に内線転送が可能。

前項でも説明した通り、FAXを主装置(PBX)に接続した段階で内線番号が割り振られているので、FAXの内線番号さえ分かっていれば、手動で簡単に内線転送ができます。

手順は通常の内線転送と同じ。

  1. 受けた外線着信から「ピーヒャラ音」が聞こえる
  2. すぐに切らず「保留ボタン」を押して一旦保留状態に
  3. FAXの内線番号をダイヤル
  4. 呼び出し音が聞こえて受話器を下ろせば転送は完了

というように、主装置の内線番号さえ分かっていれば、間違いFAXをそのままFAX機器へ転送できるのです。

意外にこの機能は知らない方が多いので、「ピーヒャラ音」が聞こえた段階で即座に電話を切るのではなく、FAXの内線番号を聞いてそのまま転送しましょう。

ただし、FAXを主装置(PBX)に接続していることが大前提なので、単独でFAXを引いているときは当然転送などできません。
余談として、FAXを無事受け取ったら、送り先に電話して間違っていた旨を伝えておくことも大切ですよね。

3.まとめ

オフィスで仕事中に外線着信を受けて「ピーヒャラ音」が聞こえたら、忙しいときなどイラッときますよね。
そこで、ビジネスフォンにFAXを接続していれば、誤着信したFAXはそのままFAX機器に内線転送ができるのです。

基本的に、主装置(PBX)の単独電話ユニットに接続するFAXなどの機器にも内線番号が割り振られるので、通常の内線転送の要領で簡単に転送できます。

これまで、「ピーヒャラ音」が聞こえたら即座に電話を切っていた方は、FAXに転送するようにしましょう。

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