外線着信を各担当者に「転送」するといった行為は、日常で当たり前のように行われています。
オフィスで利用されるビジネスフォンは、いわゆる業務用電話機。
家庭用電話機なら電話の発着信と保留は利用できますが、ビジネスフォンはさらに内線電話と転送機能が備わっています。
その転送機能とセットで利用するのが「保留」であり、「保留～転送」という流れが転送の基本です。
そこで今回は、ビジネスフォンの保留・転送について詳しく解説いたします。
▶︎目次
１．ビジネスフォンの基本的な「保留・転送」の仕方
日頃から ”ビジネスホン” と呼んでいるものは、「内線電話機＋主装置（PBX）」がビジネスホンになります。
主装置（PBX）は小型の電話交換機。
外線電話や内線電話を制御したり、電話帳などを記憶したりする役割を担い、転送機能もその一つです。
オフィスに設置する内線電話機はすべて主装置（PBX）に接続され、各電話機には内線番号が割り振られます。
割り振り方は、主装置のタイプで異なりますが、一般的に「01、02」、「201、202」といった番号が使われます。
基本的な「転送」の仕方
そこで、外線を着信して別の担当社員に電話を転送する場合、まず「保留ボタン」を押して保留状態に。
内線電話機の右下にピンクやオレンジの派手な色のボタンが「保留ボタン」になり、保留ボタンを押すことで相手には設定してある保留音が流れるのと同時に、こちらは「転送保留状態」になります。
そこから担当者に転送していきますが、
- 「口頭」で転送する方法
- 「内線番号」で転送する方法
と、２通りの転送の仕方があります。
簡単な例えとして、ビジネスホンの「外線01」に外線着信した電話が、内線「202」の社員宛の電話だったときを想定して説明します。
「口頭」で転送する方法
この方法は、声の届く範囲にいる社員へ通話を引き継ぐときに使います。
- 「外線01」に内線「202」の社員宛の外線を着信
- 「保留ボタン」を押して保留状態に
- 「◯◯さ～ん △△さんから外線01に電話です」と伝えて受話器を置く
- 内線「202」の社員は受話器を上げて「外線01」を押せば通話が引き継がれます。
というように、外線を着信したあと、「保留ボタン」を押して口頭で伝えるだけの作業です。
「内線番号」で転送する方法
先程の説明した通り、主装置に接続する内線電話機には内線番号が割り振られるので、内線「202」の社員が声の届かない別室や別フロアにいるとき、内線番号を使って電話を転送します。
- 「外線01」に内線「202」の社員宛の外線を着信
- 「保留ボタン」を押して保留状態に
- 「202」をダイヤルして内線「202」を呼び出す
- 内線「202」の社員が電話に出たら「△△さんから外線01に電話です」と伝えて受話器を置く
- 内線「202」の社員が「外線01」を押せば通話が引き継がれます
以上のように、ビジネスホンの転送は「着信～保留ボタン～口頭or内線番号」という流れで行われます。
２．ビジネスフォンの様々な転送方法
前項で説明した転送方法は、一般的に「内線転送」と呼ばれています。
要は、同じ建物・フロア内で内線を通じて転送するものは全て「内線転送」になります。
そこで、内線転送とは別に、ビジネスフォンには外出している社員の携帯電話やスマートフォンに転送できる「外線転送」機能も備わっているのです。
この外線転送を利用することで、
・メモに残す
・急ぎの用件なら携帯・スマホに連絡をとる
・後からかけ直す
といった手間が一切なくなります。
外線転送は、単純に「手動」と「自動」の転送方法があります。
外線手動転送
内線転送のように保留ボタンを押したのち、内線番号ではなく担当者の携帯電話番号をダイヤルして呼び出す手動で転送する。
外線自動転送
あらかじめ担当者の携帯電話番号を登録しておき、その担当者が外出しているときに外線着信があった場合、主装置（PBX）から自動的に登録してある携帯電話番号に転送する。
以上のように、ビジネスフォンの転送も単に内部で電話を転送する内線転送だけでなく、外出している社員の携帯電話に外線転送もできるのです。
３．まとめ
電話の「転送」は日常的に使うビジネスフォンの機能の一つ。
オフィス内で行う転送は「外線着信～保留～口頭or内線番号」が基本となり、外出している社員の携帯電話に転送するときは、内線番号の代わりに携帯電話番号をダイヤルします。
また、事前に各担当者の携帯電話番号を登録しておけば、主装置が自動で転送してくれる機能も使えるので、単に転送といっても、設定次第で業務効率化に繋がるのです。
操作方法は簡単なので、上手にビジネスフォンの「転送」を活用しましょう。
ビジネスフォンについてもっと詳しく知りたい方は、オフィス用品の専門サイトなどの機能紹介や用語集ページなども大変参考になるため活用するとよいでしょう。