オフィスのデスクには「ビジネスフォン」というのが普通の光景となり、日常業務でフル活用しているのではないでしょうか。
ビジネスフォンは家庭用電話機と違い、ビジネスをサポートするための様々な機能が搭載されています。
その機能の中でも「転送」はビジネスフォンの基本的な機能の一つ。
そこで今回は、ビジネスフォンの「転送」とは？基本的な使い方など詳しくご説明いたします。
▶︎目次
１．ビジネスフォンの「転送」とは？方法は２通り
ビジネスホンは、一般的なオフィスは勿論、様々な業種で使われる業務用の電話機。
ちなみに、ビジネスホンと呼ばれるものは、「専用電話機＋主装置」のセットがビジネスホンになり、電話機がビジネスホンと考えている方は意外に多いのですが、電話機だけ用意しても通話はできません。
そのビジネスホンは家庭用電話機と違い、
- 発信
- 着信
- 保留・転送
- 内線
- 代表組
と、ビジネスをサポートするための5大機能が搭載されています。その5大機能の中から、今回は「転送」に注目して解説いたします。
また、ビジネスホンの利用にあたっては、基本的に「内線番号」がすべての電話機に割り振られます。
オフィスの環境やお使いのビジネスホンによって内線番号の割り振り方は様々ですが、「201、202」、「2001、2002」が一般的です。
転送方法は２通り
先程の説明では「保留・転送」となっていますが、転送は「保留ボタン」とセットで使うのが一般的。
しかし、ビジネスフォンには機種によって有無は分かれますが、「転送ボタン」が用意されています。
というように、ビジネスフォンの転送方法は2通りあり、どちらでも転送する機能という意味では同じですが、ちょっとした違いがあります。
例えとして、外線電話を「外線01」で着信して、内線番号「205」の社員に転送するケースでそれぞれご説明いたします。
「保留ボタン」で転送する場合
まず、ほとんどのビジネスフォンには「保留ボタン」があるはず。
電話機の右下にある「保留」というボタンがそれです。
◆内線「205」の社員が近くにいるとき
➀外線を「外線01」で着信
➁一旦「保留ボタン」を押して保留状態に
➂内線「205」の社員が2つ隣の席なら、「◯◯さん外線01に△△さんから電話ですよ」と伝えて受話器を置く
➃内線「205」の社員が「外線01」を押せば通話ができます
◆内線「205」の社員が離れた場所（別フロア、別部屋）にいるとき
➀外線を「外線01」で着信
➁一旦「保留ボタン」を押して保留状態に
基本的に「保留=回線呼び出し待機状態」となります。
➂内線「205」をダイヤルすれば、内線「205」の内線電話機の呼び出し音が鳴る
➃内線「205」の社員が電話に出たら、「外線01に、△△さんから電話ですよ」と伝えて自分は受話器を置く
➄内線「205」の社員が「外線01」を押せば通話ができます。
このように、外線着信した通話を一旦保留状態にして転送する方法。着信した「外線01」は保留状態にするとランプが点滅します。
その点滅している外線ボタンは誰が押しても通話が繋がります。
「転送ボタン」で転送する場合
転送ボタンで通話を転送する手順は保留ボタンとほぼ同じですが、外線ボタンによる転送は強制的に対象社員に転送します。
➀外線を「外線01」で内線「205」の社員宛の着信
➁「転送ボタン」を押す
転送ボタンを押すと相手にはメロディが流れ、内線転送待機状態になります。
➂内線「205」をダイヤルすれば、内線「205」の内線電話機の呼び出し音が鳴る
➃内線「205」の社員が電話に出たら、「△△さんから電話です」と伝える
➄受話器を置けば、強制的に内線「205」の社員へ通話が繋がります。
以上、2通りの転送方法をご説明しましたが、保留ボタンによる転送は、通話を一旦保留状態にしてから転送する方法。
そのため、間違って誰かが外線ボタンを押してしまうと、その電話機に通話が繋がります。
一方の転送ボタンによる通話の転送は、対象社員へ強制的にピンポイントで転送できます。
２．まとめ
ビジネスフォンは今やオフィスには欠かせない存在となり、業務でフル活用していますよね。
中でも「転送」は、日々の業務の中で頻繁に使う機能であり、「保留～転送」といった転送方法が一般的。
しかし、その転送方法以外にもビジネスフォンには「外線ボタン」が搭載され、強制的に対象社員に通話を転送したいときに使われます。
基本的にどちらも通話を転送できますが、上手に使い分けると「間違って誰かが電話にでてしまう」といったミスを減らせるのではないでしょうか。